Ηλεκτρονική διαχείριση και διεκπεραίωση εγγράφων
Electronic records management and processing
Θεματική επικεφαλίδα
TPSH::Επιστήμη Υπολογιστών::Προγράμματα ΥπολογιστήΛέξεις κλειδιά
Erasmus ; Electronic records management ; Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφωνΠερίληψη
Η παρούσα εργασία αφορά στην ανάπτυξη δικτυακής πλατφόρμας για ηλεκτρονική διαχείριση και διεκπεραίωση εγγράφων, η οποία απευθύνεται στους φοιτητές που ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στο πανεπιστημιακό διακρατικό πρόγραμμα Erasmus, στο γραφείο διασύνδεσης Erasmus που είναι υπεύθυνο για την ανάρτηση και διεκπεραίωση των πιστοποιητικών και στη γραμματεία που εγκρίνει ή απορρίπτει την αντίστοιχη αίτηση.Η καταχώρηση ξεκινά με τη δημιουργία λογαριασμού χρήστη με βάση τον αριθμό μητρώου και το προσωπικό email του φοιτητή και συνεχίζει προβάλλοντας τις απαραίτητες διαδικασίες και έντυπα που χρειάζονται για τη συμμετοχή στο πρόγραμμα Erasmus, καθώς μέσα από συγκεκριμένο αριθμό βημάτων ο φοιτητής συμπληρώνει την αίτηση και αναρτά τα απαραίτητα αρχεία. Κατόπιν η αίτηση προωθείται στο γραφείο διασύνδεσης του Erasmus όπου πραγματοποιείται ο πρώτος έλεγχος ταυτοποίησης και ορθότητας. Το γραφείο πρέπει να ελέγξει αν η αίτηση είναι σωστή και να την προωθήσει στη γραμματεία ή να ζητήσει επανέλεγχο των δικαιολογητικών του φοιτητή. Σε περίπτωση που ο η αίτηση πληροί τις προϋποθέσεις προωθείται από το γραφείο διασύνδεσης στην γραμματεία για τον τελικό έλεγχο και οριστικοποίηση (έγκριση ή απόρριψη) ή τυχόν διορθωτικές πράξεις, για τις οποίες ενημερώνεται ο φοιτητής μέσα από την εφαρμογή για την διεκπεραίωση των αντίστοιχων ζητημάτων.Όλοι οι φορείς και ο ενδιαφερόμενος φοιτητής θα μπορούν μέσα από την εφαρμογή να παρακολουθούν την διαδικασία εξέλιξης της αίτησης (επιτυχής ή ανεπιτυχής) μέσω ενός φιλικού και κατανοητού περιβάλλοντος εργασίας. Ο φοιτητής θα έχει τη δυνατότητα να ανατρέξει σε όλες τις προηγούμενες αιτήσεις του και να διαλέξει την δημιουργία καινούριας αίτησης και να επιλέξει τη χώρας που τον ενδιαφέρει. Τέλος, η διαδικασία ταυτοποίησης αλλά και συγκομιδή των απαραίτητων δικαιολογητικών και εγγράφων γίνεται ευκολότερη για τους αρμόδιους φορείς που θα πρέπει να ελέγξουν την ορθότητα της διαδικασίας και να πραγματοποιήσουν την ταυτοποίηση του φοιτητή
Περίληψη
The present work concerns the development of a web platform for electronic document management and processing, aimed at students interested in participating in the Erasmus transnational university program, the Erasmus liaison office responsible for posting and processing certificates and the secretariat that approves or dismisses the corresponding application.
The registration begins with the creation of a user account based on the student's registration number and personal email, and continues by highlighting the procedures and forms needed to participate in the Erasmus program, as the student completes the application through a specific number of steps and attaches the necessary files. The application is then forwarded to the Erasmus liaison office where the first authentication and verification is carried out. The office must check if the application is correct and forward it to the secretariat or request a review of the student's documents. If the application meets the requirements, it is forwarded by the liaison office to the secretariat for final verification and finalization (approval or rejection) or for any corrective actions and the student is informed through the application to handle the respective issues.
All stakeholders and the student concerned will be able, through the application, to monitor the application development process (successful or unsuccessful) through a friendly and understandable work environment. The student will be able to review all his / her previous applications and choose to create a new application and select the country of interest. Finally, the process of identifying and gathering the necessary supporting documents and files becomes easier for the competent bodies to verify the correctness of the process and carry out the student identification.